Лекция 4.2.13. Составление диаграмм.

Составление диаграмм.

Любую информацию легче воспринимать, если она представлена наглядно. Это особенно актуально, когда мы имеем дело с числовыми данными. Их необходимо сопоставить, сравнить. Оптимальный вариант представления – диаграммы. Будем работать в программе Excel.

Так же мы научимся создавать динамические диаграммы и графики, которые автоматически обновляют свои показатели в зависимости от изменения данных. По ссылке в конце статьи можно скачать шаблон-образец в качестве примера.

КАК ПОСТРОИТЬ ДИАГРАММУ ПО ТАБЛИЦЕ В EXCEL?

1. 1. Создаем таблицу с данными.

1. 1. Выделяем область значений A1:B5, которые необходимо презентовать в виде диаграммы. На вкладке «Вставка» выбираем тип диаграммы.

1. 1. Нажимаем «Гистограмма» (для примера, может быть и другой тип). Выбираем из предложенных вариантов гистограмм.

1. 1. После выбора определенного вида гистограммы автоматически получаем результат.
   2. Такой вариант нас не совсем устраивает – внесем изменения. Дважды щелкаем по названию гистограммы – вводим «Итоговые суммы».

1. 1. Сделаем подпись для вертикальной оси. Вкладка «Макет» – «Подписи» – «Названия осей». Выбираем вертикальную ось и вид названия для нее.

1. 1. Вводим «Сумма».
   2. Конкретизируем суммы, подписав столбики показателей. На вкладке «Макет» выбираем «Подписи данных» и место их размещения.

1. 1. Уберем легенду (запись справа). Для нашего примера она не нужна, т.к. мало данных. Выделяем ее и жмем клавишу DELETE.
   2. Изменим цвет и стиль.

Выберем другой стиль диаграммы (вкладка «Конструктор» – «Стили диаграмм»).

КАК ДОБАВИТЬ ДАННЫЕ В ДИАГРАММУ В EXCEL?

1. 1. Добавляем в таблицу новые значения – План.

1. 1. Выделяем диапазон новых данных вместе с названием. Копируем его в буфер обмена (одновременное нажатие Ctrl+C). Выделяем существующую диаграмму и вставляем скопированный фрагмент (одновременное нажатие Ctrl+V).
   2. Так как не совсем понятно происхождение цифр в нашей гистограмме, оформим легенду. Вкладка «Макет» – «Легенда» – «Добавить легенду справа» (внизу, слева и т.д.). Получаем:

Есть более сложный путь добавления новых данных в существующую диаграмму – с помощью меню «Выбор источника данных» (открывается правой кнопкой мыши – «Выбрать данные»).

Когда нажмете «Добавить» (элементы легенды), откроется строка для выбора диапазона данных.

Как поменять местами оси в диаграмме Excel?

1. 1. Щелкаем по диаграмме правой кнопкой мыши – «Выбрать данные».

1. 1. В открывшемся меню нажимаем кнопку «Строка/столбец».
   2. Значения для рядов и категорий поменяются местами автоматически.

КАК ЗАКРЕПИТЬ ЭЛЕМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ НА ДИАГРАММЕ EXCEL?

Если очень часто приходится добавлять в гистограмму новые данные, каждый раз менять диапазон неудобно. Оптимальный вариант – сделать динамическую диаграмму, которая будет обновляться автоматически. А чтобы закрепить элементы управления, область данных преобразуем в «умную таблицу».

1. 1. Выделяем диапазон значений A1:C5 и на «Главной» нажимаем «Форматировать как таблицу».

1. 1. В открывшемся меню выбираем любой стиль. Программа предлагает выбрать диапазон для таблицы – соглашаемся с его вариантом. Получаем следующий вид значений для диаграммы:

1. 1. Как только мы начнем вводить новую информацию в таблицу, будет меняться и диаграмма. Она стала динамической:

Мы рассмотрели, как создать «умную таблицу» на основе имеющихся данных. Если перед нами чистый лист, то значения сразу заносим в таблицу: «Вставка» – «Таблица».

КАК СДЕЛАТЬ ДИАГРАММУ В ПРОЦЕНТАХ В EXCEL?

Представлять информацию в процентах лучше всего с помощью круговых диаграмм.

Исходные данные для примера:

1. 1. Выделяем данные A1:B8. «Вставка» – «Круговая» – «Объемная круговая».

1. 1. Вкладка «Конструктор» – «Макеты диаграммы». Среди предлагаемых вариантов есть стили с процентами.

1. 1. Выбираем подходящий.

1. 1. Очень плохо просматриваются сектора с маленькими процентами. Чтобы их выделить, создадим вторичную диаграмму. Выделяем диаграмму. На вкладке «Конструктор» – «Изменить тип диаграммы». Выбираем круговую с вторичной.

1. 1. Автоматически созданный вариант не решает нашу задачу. Щелкаем правой кнопкой мыши по любому сектору. Должны появиться точки-границы. Меню «Формат ряда данных».

1. 1. Задаем следующие параметры ряда:

1. 1. Получаем нужный вариант:

ДИАГРАММА ГАНТА В EXCEL

Диаграмма Ганта – это способ представления информации в виде столбиков для иллюстрации многоэтапного мероприятия. Красивый и несложный прием.

1. 1. У нас есть таблица (учебная) со сроками сдачи отчетов.

1. 1. Для диаграммы вставляем столбец, где будет указано количество дней. Заполняем его с помощью формул Excel.
   2. Выделяем диапазон, где будет находиться диаграмма Ганта. То есть ячейки будут залиты определенным цветом между датами начала и конца установленных сроков.

1. 1. Открываем меню «Условное форматирование» (на «Главной»). Выбираем задачу «Создать правило» – «Использовать формулу для определения форматируемых ячеек».
   2. Вводим формулу вида: =И(E$2>=$B3;E$2<=$D3). С помощью оператора «И» Excel сравнивает дату текущей ячейки с датами начала и конца мероприятия. Далее нажимаем «Формат» и назначаем цвет заливки.

Когда вам нужно построит презентабельный отчет финансовой активности предприятия, лучше использовать средства графического представления информации.

Графическое представление информации намного эффективней и быстрей усваивается человеческим зрительным восприятием информации, чем текст и цифры. Легче проводить аналитики, лучше видно ситуацию, как в целом, так и в отдельных деталях.

Сохранение документа (варианты).

Настройка диаграмм Excel

Как Вы уже убедились, создать диаграмму в Excel не сложно. Но после добавления диаграммы, можно изменить некоторые стандартные элементы, чтобы создать более легкую для восприятия диаграмму.

В самых последних версиях Microsoft Excel 2013 и Excel 2016 значительно улучшена работа с диаграммами и добавлен новый способ доступа к параметрам форматирования диаграммы.

В целом, есть 3 способа настройки диаграмм в Excel 2016 и Excel 2013:

1. Выберите диаграмму и найдите необходимые параметры на вкладке Работа с диаграммами (Chart Tools) Ленты меню Excel.
2. Щелкните правой кнопкой мыши по элементу диаграммы и выберите соответствующий пункт контекстного меню. Например, на рисунке ниже выделен пункт контекстного меню для настройки названия диаграммы:
3. Также для настройки диаграмм можно использовать специальные иконки, которые появляются в правом верхнем углу графика, как только Вы щелкните по нему.
   

   	Иконка Элементы диаграммы (Chart Elements) показывает перечень всех элементов, которые можно изменить или добавить к диаграмме. Она показывает только те элементы, которые применимы к выбранному типу диаграммы. Иконка Элементы диаграммы (Chart Elements) поддерживает просмотр в реальном времени, так что можно навести курсор мыши на элемент и увидеть, как будет выглядеть диаграмма, если использовать этот элемент.
   	Иконка Стили диаграмм (Chart Styles) позволяет быстро изменять стили и цвета диаграммы.
   	Иконка Фильтры диаграммы (Chart Filters) позволяет показать или скрыть данные, отображаемые на диаграмме.

Для доступа к дополнительным параметрам нажмите иконку Элементы диаграммы (Chart Elements), найдите элемент, который Вы хотите добавить или изменить в списке, и нажмите стрелку рядом с ним. Панель настройки параметров диаграммы появится справа от рабочего листа, здесь можно выбрать нужные параметры:

Надеемся, что этот краткий обзор функций по настройке диаграмм помог Вам получить общее представление о том, как можно настраивать графики в Excel. В следующих статьях мы подробно изучим, как настроить различные элементы диаграмм, в том числе:

• Как добавить заголовок диаграммы
• Как изменить способ отображения осей диаграммы
• Как добавить подписи данных
• Как переместить, настроить или скрыть легенду диаграммы
• Как показать или скрыть сетку
• Как изменить тип и стили диаграммы
• Как изменить цвета диаграммы, заданные по умолчанию

Сохранение шаблона диаграммы в Excel

Если созданный график действительно Вам нравится, то можно сохранить его в качестве шаблона (.crtx файла), а затем применять этот шаблон для создания других диаграмм в Excel.

Как создать шаблон диаграммы

В Excel 2013 и 2016, чтобы сохранить график в качестве шаблона, щелкните правой кнопкой мыши по диаграмме и в выпадающем меню выберите Сохранить как шаблон (Save as Template):

В Excel 2010 и более ранних версиях, функция Сохранить как шаблон (Save as Template) находится на Ленте меню на вкладке Конструктор (Design) в разделе Тип (Type).

После нажатия Сохранить как шаблон (Save as Template) появится диалоговое окно Сохранение шаблона диаграммы (Save Chart Template), где нужно ввести имя шаблона и нажать кнопку Сохранить (Save).

По умолчанию вновь созданный шаблон диаграммы сохраняется в специальную папку Charts. Все шаблоны диаграмм автоматически добавляются в раздел Шаблоны (Templates), который появляется в диалоговых окнах Вставка диаграммы (Insert Chart) и Изменение типа диаграммы (Change Chart Type) в Excel.

Имейте ввиду, что только те шаблоны, которые были сохранены в папке Charts будут доступны в разделе Шаблоны (Templates). Убедитесь, что не изменили папку по умолчанию при сохранении шаблона.

Совет: Если Вы загрузили шаблоны диаграмм из Интернета и хотите, чтобы они были доступны в Excel при создании графика, сохраните загруженный шаблон как .crtx файл в папке Charts:

C:\Users\Имя_пользователя\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Charts
C:\Users\Имя_пользователя\AppData\Roaming\Microsoft\Шаблоны\Charts

Как использовать шаблон диаграммы

Чтобы создать диаграмму в Excel из шаблона, откройте диалоговое окно Вставка диаграммы (Insert Chart), нажав на кнопку Просмотр всех диаграмм (See All Charts) в правом нижнем углу раздела Диаграммы (Charts). На вкладке Все диаграммы (All Charts) перейдите в раздел Шаблоны (Templates) и среди доступных шаблонов выберите нужный.

Чтобы применить шаблон диаграммы к уже созданной диаграмме, щелкните правой кнопкой мыши по диаграмме и в контекстном меню выберите Изменить тип диаграммы (Change Chart Type). Или перейдите на вкладку Конструктор (Design) и нажмите кнопку Изменить тип диаграммы (Change Chart Type) в разделе Тип (Type).

В обоих случаях откроется диалоговое окно Изменение типа диаграммы (Change Chart Type), где в разделе Шаблоны (Templates) можно выбрать нужный шаблон.

Как удалить шаблон диаграммы в Excel

Чтобы удалить шаблон диаграммы, откройте диалоговое окно Вставка диаграммы (Insert Chart), перейдите в раздел Шаблоны (Templates) и нажмите кнопку Управление шаблонами (Manage Templates) в левом нижнем углу.

Нажатие кнопки Управление шаблонами (Manage Templates) откроет папку Charts, в которой содержатся все существующие шаблоны. Щелкните правой кнопкой мыши на шаблоне, который нужно удалить, и выберите Удалить (Delete) в контекстном меню.

Использование диаграммы по умолчанию в Excel

Диаграммы Excel, заданные по умолчанию, значительно экономят время. Всякий раз, когда нужно быстро создать диаграмму или просто взглянуть на тенденции в данных, диаграмму в Excel можно создать буквально одним нажатием клавиши! Просто выберите данные, которые будут включены в диаграмму, и нажмите одно из следующих сочетаний клавиш:

• Alt+F1, чтобы вставить диаграмму по умолчанию на текущем листе.
• F11, чтобы создать диаграмму по умолчанию на новом листе.

Как изменить тип диаграммы по умолчанию в Excel

Когда Вы создаёте диаграмму в Excel, то в качестве диаграммы по умолчанию используется обычная гистограмма. Чтобы изменить формат диаграммы по умолчанию, выполните следующие действия:

1. Нажмите кнопку Просмотр всех диаграмм (See All Charts) в правом нижнем углу раздела Диаграммы (Charts).
2. В диалоговом окне Вставка диаграммы (Insert Chart) щелкните правой кнопкой мыши по диаграмме или по шаблону диаграммы в разделе Шаблоны (Templates) и выберите Сделать стандартной (Set as Default Chart) в контекстном меню.
3. Нажмите ОК, чтобы сохранить изменения и закрыть диалоговое окно.

Изменение размера диаграммы в Excel

Чтобы изменить размер диаграммы Excel, щёлкните по ней и при помощи маркеров по краям диаграммы перетащите её границы.

Другой способ – введите нужное значение в поля Высота фигуры (Shape Height) и Ширина фигуры (Shape Width) в разделе Размер (Size) на вкладке Формат (Format).

Для доступа к дополнительным параметрам нажмите кнопку Просмотр всех диаграмм (See All Charts) в правом нижнем углу раздела Диаграммы (Charts).

Перемещение диаграммы в Excel

При создании графика в Excel, он автоматически размещается на том же листе, где находятся исходные данные. Можно переместить диаграмму в любое место на листе, перетаскивая её с помощью мыши.

Если Вам легче работать с графиком на отдельном листе, можно переместить его туда следующим образом:

1. Выберите диаграмму, перейдите на вкладку Конструктор (Design) и нажмите кнопку Переместить диаграмму (Move Chart).
2. В диалоговом окне Перемещение диаграммы (Move Chart) выберите На отдельном листе (New Sheet). Если планируете вставить в рабочую книгу несколько листов с диаграммами, то придумайте для нового листа содержательное название и нажмите OK.

Если Вы хотите переместить диаграмму на существующий лист, выберите вариант На имеющемся листе (Object in) и выберите необходимый лист в раскрывающемся списке.

Чтобы экспортировать диаграмму за пределы Excel, щелкните правой кнопкой мыши по границе диаграммы и нажмите кнопку Копировать (Copy). Затем откройте другую программу или приложение и вставьте туда диаграмму. Вы можете найти еще несколько способов для экспорта диаграмм в данной статье – Как сохранить диаграмму Excel как картинку.